15 вопросов про RPA — роботизацию задач, которые никто не любит делать

15 вопросов про RPA — роботизацию задач, которые никто не любит делать

Отвечают эксперты компании «Первый Бит»: Даниил Морозенко, руководитель направления RPA, и Александр Князев, директор Центра корпоративных клиентов

RPA — это когда роботы-программы выполняют рутинные процессы: выписывают справки, делают отчеты, обрабатывают транзакции. Компании, которые внедрили таких роботов, обычно говорят, что они делают все быстрее людей, не ошибаются и экономят деньги.

Ведущие российские деловые СМИ начали упоминать RPA только с начала 2018 года, а статью русскоязычной «Википедии» про RPA никак не назовешь содержательной. Поэтому логично, что недостаточная информированность топ-менеджеров является одной из главных причин, препятствующих роботизации процессов.

Мы решили помочь руководителям разобраться в RPA. Для этого собрали вопросы, которые часто задают компаниям, разрабатывающим и внедряющим роботов, в том числе нам.

1. Когда появилась RPA?

Если говорить про аббревиатуру RPA (Robotic process automation), считается, что ее в 2012 году придумала британская компания Blue Prism, один из пионеров-разработчиков софта для роботизации процессов. Сама технология в сыром виде появилась в начале нулевых, но внедрять ее массово начали в западных компаниях примерно с 2015 года, когда она созрела. В России все началось на два-три года позже.

2. Кто делает ПО для роботизации?

Таких компаний много. Они называются вендорами, а их главный продукт — платформой. То есть говорят: «Компания роботизировала свои бизнес-процессы на платформе Blue Prism».

Сейчас большая четверка вендоров в мире — это UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism и NICE. По итогам 2018 года у них было 42% рынка. Активнее других себя ведет компания UiPath, которая выросла из бухарестского стартапа, основанного в 2005 году. Она привлекает инвестиции по $100 млн и выросла за 2018 год на 630%.

3. Мы хотим российскую платформу, есть такие?

Есть. В середине 2018 года появилась платформа Robin, потом — electroNeek и PIX. Мы полагаем, что с точки зрения возможностей и удобства они не дотягивают до глобальных лидеров, хотя и быстро совершенствуются. Зато уже сейчас у них есть два преимущества: они дешевле и лучше справляются с документами на русском языке.

4. На каких RPA-платформах работают российские компании?

Если судить по кейсам компаний, кажется, что роботизацию чаще всего доверяют платформам UiPath и Blue Prism. С UiPath работают в X5 Retail Group, ВТБ, Сбербанке, «Росгосстрахе» и Ozon.ru. С Blue Prism — в Альфа-банке и «ВымпелКоме». Некоторые компании выбрали российские платформы, например Первая грузовая компания — платформу Robin. У кого-то, как у банка «Точка», вообще самописные роботы.

В базе практик RPA тоже можно узнать, у кого какая платформа. Еще лайфхак — посмотреть вакансии со словом «RPA». Выяснится, например, что у МТС минимум две платформы: UiPath и Blue Prism.

5. Как выглядит робот?

Это программа, которая имитирует действия сотрудника: она как будто кликает мышкой на файлы, переносит данные в Excel, открывает почту, нажимает «Отправить» и так далее. Фактически это и есть сотрудник, только виртуальный: у него виртуальное рабочее место и своя учетная запись.

Обычно робот находится на удаленном сервере, но можно разместить его на компьютере сотрудника. Когда роботов и процессов много (допустим, 20), требуется «оркестратор» или «мастер». Это программа-начальник, которая как бы дает задание каждому линейному роботу: «Сначала ты делаешь этот процесс с 08:00 до 10:00, потом вот этот до 23:00».

6. С какими процессами работает робот?

С такими, которые выглядят как повторяющаяся последовательность действий. Обычно ее рисуют в виде блок-схемы. Чем больше исключений в этой схеме, тем бесполезнее робот: он будет часто отправлять разработчику сообщение о проблеме, и его придется постоянно «подкручивать» вручную.

7. Можно примеры — что делает робот?

Робот помогает бухгалтерии, отделу HR, закупок, логистики и другим отделам, собирающим и обрабатывающим информацию. В HR-отделе робот заказывает пропуска, регистрирует электронные больничные и выдает справки вроде 2-НДФЛ. На сайте госзакупок ищет тендеры, размещает первичную документацию, проверяет исполнение договоров. Здесь робот справляется в 10–15 раз быстрее человека.

Любимая «еда» роботов в бухгалтерии — акты сверок. Робот делает за две минуты то, что человек — за три-четыре часа.

Роботы умеют управлять заказами. В России этим пользуются в основном фармацевтические и нефтяные компании. Например, робот «видит» по учетной системе, что в магазине осталось меньше 20 упаковок моторного масла. Он отправляет запрос на склад, заказывает десять упаковок. На складе робот «видит», что здесь меньше минимального запаса, и отправляет заказ на завод. Ну и потом подключается робот на заводе. Заявки может визировать как человек, так и робот.

8. Какие процессы лучше не доверять роботу?

Каждая компания решает сама. Хотя робот почти никогда не ошибается, шаблонные процессы на атомной станции, возможно, лучше доверить людям. В банке ВТБ, например, считают, что рискованно доверять роботу проведение платежей. Там все, что нужно для подготовки транзакции, делает робот, а финальную команду отдает человек.

9. RPA — это искусственный интеллект?

Нет. ИИ имитирует интеллект сотрудника, а робот — всего лишь руки. Поэтому роботов не очень правильно использовать в продажах: они не умеют отвечать на неожиданные вопросы клиентов и проявлять эмпатию.

При этом RPA развивается в сторону интеллектуализации. Вендоры подключают к платформам решения для распознавания и анализа текста и изображений (технологии OCR, ML). С ними робот обходит хитроумную капчу на сайте и исправляет некоторые ошибки в документах. Одни вендоры, такие как Kofax, разрабатывают собственные решения, другие используют сторонние разработки. Например, UiPath подключает продукты ABBYY.

10. Какая разница между роботизацией и автоматизацией?

Автоматизация «врезается» в ИТ-инфраструктуру компании, а классическая роботизация нет: не нужно интегрироваться по API, писать миллионы строк кода. Роботизация идет поверх CRM, ERP и другого софта.

Порой роботизацию называют малой автоматизацией, подразумевая, что она затрагивает отдельные небольшие процессы. И еще потому, что RPA быстрее и дешевле автоматизации. Некоторые процессы можно роботизировать за две-три недели.

11. Когда роботизация круче автоматизации?

Скажем так: есть случаи, когда поможет только роботизация. Бывает закрытое ПО, с которым не получится интегрироваться ради ускорения работы, например сайт госзакупок. Здесь поможет робот.

Или, допустим, у банка громоздкая система 1999 года, которая держится на сотнях «подпорок». По-хорошему ее надо менять, но это стоит сотни миллионов рублей, может привести к коллапсу, да и просто страшно. Здесь тоже выручит роботизация.

Или такой пример: у российского филиала немецкой компании иностранный софт, с которым головной офис запрещает что-то делать. Выручит RPA: фактически у русских просто появится очень продуктивный сотрудник, правда виртуальный.

Иногда роботизация — это репетиция дорогой автоматизации. Допустим, в компании появился новый бизнес-процесс, который надо интегрировать в систему (автоматизировать). При этом неясно, какие перспективы у этого процесса. Тогда робот симулирует автоматизацию процесса без интеграции. Если проверка с роботом прошла успешно, можно запускать автоматизацию и быть уверенным, что деньги не потратят зря, а процесс не навредит системе компании.

12. Когда нет смысла в роботизации?

Когда процессы невозможно представить как повторяющиеся сценарии. А еще когда шаблонные процессы происходят редко, например раз в квартал, робот просто не окупит себя. Ну или можно набрать десять редких процессов и «повесить» на одну лицензию. Чтобы роботизация имела хоть какой-то смысл, процесс должен занимать примерно 15 человеко-часов в неделю.

13. Сколько стоит внедрить RPA?

Если учитывать только стоимость лицензий, порог вхождения — 150–200 тыс. руб. Столько стоит годовая лицензия российских вендоров. Многие вендоры называют стоимость только по запросу и дают хорошие скидки тем, кто покупает лицензии на два–три года.

Клиенты UiPath платят за годовую лицензию со студией, где разработчик пишет алгоритм для робота, 4,2 тыс. евро (около 300 тыс. руб.). Если понадобится «оркестратор», придется платить еще примерно 20 тыс. евро в год, но это редкость в российских проектах.

14. Правда, что для RPA не нужны программисты?

С простыми процессами вроде поиска резюме не нужны, даже за платформу не обязательно платить — у некоторых вендоров есть такая опция. Но для серьезной роботизации нужна программистская логика, знание языков вроде Python и Java. Чтобы выявить процессы, пригодные для роботизации, и привести их к блок-схемам, не обойтись без аналитика RPA. Иногда аналитик и разработчик RPA — один человек.

Часто в крупных компаниях появляется Центр компетенций RPA — здесь объединяются все специалисты, занимающиеся роботами. Средний бизнес обычно пользуется консультантами на аутсорсинге: так выгоднее.

15. Можно уволить всю бухгалтерию с RPA? А половину эйчаров?

Лучше отказаться от слова «уволить» при роботизации. Хотя бы потому, что сотрудники, которых собираются уволить, устраивают саботаж: они специально так «ошибаются» в документах, что робот не распознает их. Роботизация превращается в мучение и приносит больше вреда, чем пользы.

В вакансии «Аналитик RPA» одна телекоммуникационная компания, работающая в России, уточняет, для чего ей RPA: «Высвободить человеческие ресурсы для творческой, интересной и интеллектуальной работы». Вот примерно так и нужно позиционировать RPA внутри любой компании: вы освобождаете людей от задач, которые никто не любит делать.

Подробнее на РБК:
https://pro.rbc.ru/news/5dce58309a7947a8ed188d1a